Een gemeentelijk jaarverslag dat inwoners wél openslaan

Elk jaar legt een gemeente verantwoording af in een jaarverslag. Meestal is dat een dik, ingewikkeld document vol tabellen en vakjargon, dat maar weinig inwoners openslaan. Gemeente Eemsdelta wilde het anders doen: open, overzichtelijk en voor iedereen te begrijpen. Wij mochten meedenken en het geheel vormgeven.

Uitdaging

Gemeenten zijn verplicht hun inwoners te informeren over waar het geld naartoe gaat. Maar een verplichting nakomen is iets anders dan inwoners echt bereiken. De traditionele documenten zijn volledig, maar voor de meeste mensen onleesbaar. Eemsdelta had zich voorgenomen om duidelijker en toegankelijker te communiceren.

De opgave zat in een spanningsveld. Aan de ene kant moest de informatie toegankelijk zijn voor elke inwoner. Aan de andere kant mocht er niets verloren gaan van de volledigheid die een financiële verantwoording vraagt. En het moest elk jaar opnieuw kunnen, zonder dat de gemeente telkens van voren af aan begint.

Aanpak

1. Communicatieadvies

Samen met de gemeente dachten we na over hoe inwoners financiële informatie het liefst tot zich nemen. Ons advies: werk in lagen. Bovenaan een overzicht dat in één oogopslag laat zien waar het geld naartoe gaat. Daaronder de verdieping voor wie meer wil weten. Zo bedien je zowel de inwoner die snel wil kijken als degene die het tot in detail wil lezen.

2. Infographic in een eigen landschap

De eerste laag werd een overzichtelijke infographic in de vorm van een visueel landschap, helemaal afgestemd op de omgeving van Eemsdelta. Inwoners herkennen hun eigen gemeente en zien per programma wat de uitgaven zijn. Daarmee wordt een abstract jaarverslag iets wat dichtbij voelt.

3. Verslagdocument per programma

De tweede laag is een verslagdocument met per programma gedetailleerde informatie. Elk programma kreeg een eigen illustratie die bij het onderwerp past, zodat ook de verdieping uitnodigend blijft om te lezen.

4. Interactief geheel

De twee lagen zijn met elkaar verbonden. In de infographic zitten links die direct leiden naar de bijbehorende pagina in het document. Wie bij een programma meer wil weten, klikt vanuit het overzicht in één keer door naar de uitgebreide uitleg.

5. Zelf door te ontwikkelen

We leverden alles gebruiksvriendelijk op. De gemeente kan het volgend jaar zelf met nieuwe cijfers en informatie vullen, zonder dat het ontwerp opnieuw hoeft te worden gemaakt. Zo wordt een eenmalige investering een vast onderdeel van de jaarlijkse cyclus.

Resultaat

Gemeente Eemsdelta heeft een samenhangend product waarmee inwoners helder worden geïnformeerd over waar het geld aan is besteed en welke plannen er voor het komende jaar zijn. De gemeente voldoet aan haar verplichting, maar doet dat op een manier die inwoners echt bereikt. En omdat ze het zelf kan bijwerken, gaat het jaar na jaar mee.