Evenementenkaarten in één keer goed

Achter elk festival, elke braderie en elk sportevenement zit een kaart: waar staan de podia, waar lopen de vluchtroutes, waar komen de hekken? Die kaart moet worden goedgekeurd door de overheid, en precies daar loopt het vaak vast. Tailormap brengt overheden en evenementorganisatoren samen in één omgeving, op basis van GIS-software. Wij mochten die slimme oplossing vertalen naar een animatie die beide partijen direct begrijpen.

Uitdaging

Wie een evenement organiseert, moet de lay-out laten goedkeuren door de gemeente. In de praktijk betekent dat vaak gepuzzel. Organisatoren leveren kaarten aan in allerlei vormen, van een eigen tekening tot een bewerkte plattegrond. Ambtenaren moeten die beoordelen, vragen om aanpassingen en krijgen weer een nieuwe versie terug. Voor je het weet, heeft niemand meer zicht op welke kaart nu de juiste is.

Tailormap lost dat op met GIS-software, waarmee organisatoren hun kaart direct op de juiste manier opstellen en delen met de overheid. Beide partijen werken zo altijd met dezelfde, correcte informatie. Een slim product, maar ook een technisch product met twee heel verschillende doelgroepen. De uitdaging was om de dienstverlening zo uit te leggen dat zowel de organisator als de ambtenaar meteen ziet wat het hem oplevert.

Aanpak

1. Doelgroepen en kernboodschap

We begonnen met de vraag wat beide doelgroepen gemeen hebben. Het antwoord: allebei willen ze af van het heen-en-weer. We bouwden de kernboodschap daarom op rond het probleem dat iedereen in de evenementenwereld herkent, het gepuzzel met kaarten. Wie zich in het probleem herkent, staat open voor de oplossing.

2. Verhaallijn

De verhaallijn volgt de opbouw waarmee we vaker complexe software uitleggen: eerst het waarom, dan het hoe, dan het wat. Eerst de frustratie van losse kaarten en versies, daarna hoe Tailormap organisator en overheid samenbrengt, en tot slot wat dat concreet oplevert: minder tijd, minder fouten en een soepelere goedkeuring. Het begrip GIS hielden we bewust op de achtergrond, want de doelgroep wil vooral weten wat het doet.

3. Custom animatie

Die verhaallijn werkten we uit in een heldere animatie. Door de kaart zelf als visueel middelpunt te gebruiken, wordt in een paar seconden duidelijk hoe chaos plaatsmaakt voor één gedeeld overzicht.

Resultaat

Tailormap heeft een animatie waarmee het in één keer duidelijk maakt wat de software doet en waarom samenwerken tussen overheid en organisator er zoveel soepeler door verloopt. Een technisch product, uitgelegd in de taal van de mensen die het elke dag gebruiken.