Ruim 30.000 kortingsabonnementen via één toegankelijk platform

Met KortingOV kunnen inwoners van de provincie Utrecht die daarvoor in aanmerking komen een OV-abonnement met korting aanvragen, of zelfs helemaal gratis. Voor de inwoner moet dat simpel zijn: code invullen, aanvraag doen, klaar. Maar achter die eenvoudige belofte zit een complexe keten van gemeenten, een database en vervoerders die allemaal foutloos met elkaar moeten samenwerken. Wij mochten het complete platform adviseren, ontwerpen en bouwen.

Uitdaging

Het aanvraagproces raakt veel partijen. Een inwoner heeft een persoonlijke OV-chipkaart nodig en ontvangt van de eigen gemeente een brief met een code. Met die code vraagt de inwoner op de website het kortingsabonnement aan. Daarna moet de code worden gecontroleerd in de database, moet de aanvraag door naar de vervoerder die het product op de OV-chipkaart zet, en moet de aanvrager een bevestiging krijgen dat alles klaarstaat.

Elke schakel in die keten moest betrouwbaar werken, want een fout betekent dat iemand onterecht geen korting krijgt. Tegelijk moest het platform voor elke inwoner toegankelijk zijn, ook voor mensen die minder digitaal vaardig zijn. En met tienduizenden potentiële aanvragers moest het ook nog eens een flinke drukte aankunnen.

Aanpak

1. Technisch advies

We begonnen met advies over de beste aanpak en de volledige technische inrichting. Hoe richt je de keten zo in dat gegevens veilig en betrouwbaar van gemeente naar vervoerder gaan? Welke controles zijn nodig, en waar? Door die vragen vooraf goed te beantwoorden, lag er een stevig fundament voor de bouw.

2. Ketenproces in Drupal

Het complete proces, van codecontrole tot doorgifte aan de vervoerder en de bevestiging aan de aanvrager, maakten we technisch mogelijk binnen een Drupal-website. Voor de inwoner voelt het als één eenvoudige aanvraag, terwijl op de achtergrond meerdere systemen met elkaar communiceren.

3. Code aanvragen

Niet iedereen die recht heeft op korting, heeft al een brief van de gemeente ontvangen. Ook daarvoor bouwden we een oplossing. Via een formulier vraag je een code aan, de gemeente controleert of je in aanmerking komt en de code wordt naar je toegestuurd. Zo valt niemand buiten de boot.

4. Beheerdashboard voor gemeenten

Alle deelnemende gemeenten kunnen zelf inloggen in een managementdashboard. Daar zien ze de aanvragen van hun eigen inwoners en houden ze grip op het proces, zonder tussenkomst van de provincie.

5. Toegankelijk ontwerp

We ontwierpen de voorkant van de website volgens de WCAG-richtlijnen voor digitale toegankelijkheid. Heldere taal, een duidelijke opbouw en een eigen, vriendelijke illustratiestijl maken de aanvraag voor iedereen te doen.

Resultaat

Inmiddels hebben meer dan 30.000 inwoners via het platform een OV-abonnement met korting aangevraagd. Een complexe keten van gemeenten, database en vervoerders is teruggebracht tot een aanvraag die voor iedereen te doen is. Het bewijs dat techniek en toegankelijkheid hand in hand kunnen gaan.